WhatsApp Business: Guía definitiva para aprender a usarlo

Todas las empresas grandes, medianas o pequeñas suelen tener comunicación con sus clientes por medio de llamadas telefónicas o mensajes de texto. Pensando en ello, la aplicación de mensajería más famosa del mundo decidió implementar una nueva herramienta para ayudarles en la comunicación empresa-cliente llamada WhatsApp Business. Con ella, ya no es necesario estar 24/7 pegados al celular para contestar mensajes de los clientes, sino que se pueden automatizar, por otro lado, ofrece varias herramientas que se pueden aprovechar al máximo para la imagen de la empresa.

Gracias a la app, el marketing digital ha evolucionado, pues es un nuevo canal para tomar en cuenta al momento de realizar un plan estratégico como empresa. Esto debido a que es una forma de mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes al lograr una mayor cercanía, además de poder automatizar los servicios que se ofrecen. Sin embargo, es necesario conocer cada uno de los beneficios que ofrece para poder explotarlos al máximo.

Por otro lado, la app de mensajería implementó diversas herramientas para potenciar cada uno de los aspectos que necesitan las empresas para dar un mejor servicio al cliente. Es por ello que está dirigida a un ámbito profesional, empresarial y que todo emprendedor necesita para tener una mayor organización en el ámbito empresarial. Sin embargo, se le recomienda su uso para aquellas empresas que reciben entre 50 y 500 mensajes por día.

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

Antes que nada, hay que aclarar que se trata de una aplicación diferente a WhatsApp Messenger. Por ello, las empresas interesadas en dar de alta su perfil empresarial deberán tener un número diferente al que utilizan de forma personal. Esto debido a que no se pueden tener dos perfiles con el mismo número telefónico. Otro dato importante a destacar es que se pueden trasladar los mensajes del WhatsApp personal al empresarial, sin embargo, no será posible hacerlo de forma contraria, por lo que se debe pensar muy bien antes de tomar dicha decisión.

El primer paso

Para activar la cuenta empresarial de WhatsApp primero es necesario descargar al app móvil en su dispositivo empresarial. ¡OJO! Se debe considerar que tiene diferencias claras con WhatsApp Messenger, incluso tienen diferentes logotipos. Se podrá distinguir gracias a la “B” que se encuentra en medio del logo original de la app. Además, se encuentra verificada por la empresa WhatsApp Inc. Una vez descargada se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Introducir el número empresarial y verificarlo. Este paso es parecido a lo que se hace con el perfil personal de los usuarios.

2. Añadir los datos de la empresa. Para ello es necesario ingresar al menú que se encuentra en el lado derecho superior de la pantalla marcado con tres puntos. Una vez dentro se debe ir a la sección “Ajustes” y seleccionar la opción “Ajustes de empresa”. Al ingresar se deberá introducir toda la información que se solicita sobre la empresa como la ubicación (en el mapa), su categoría, descripción general, horario comercial, correo electrónico y si se tiene, página web. De esa forma el cliente tendrá a la mano todos los datos que necesita sobre el negocio.

3. Automatiza tus mensajes. Una de las herramientas que pone a disposición del usuario la app es el poder automatizar los mensajes de bienvenida, respuestas rápidas o en caso de estar ausente. Así se facilita el proceso de atención y de compra por parte de los clientes. Para ello es necesario ingresar al menú “Ajustes de empresa” y buscar la opción “Herramientas de mensajería”. Una vez dentro la empresa podrá personalizar los mensajes dependiendo de la categoría que seleccionen.

¿Cuáles son las funciones que ofrece la app a las empresas?

El principal objetivo que tiene WhatsApp Business es facilitar el contacto entre la empresa y sus clientes, para ello es importante darle formalidad a sus mensajes y su perfil. Para lograr esa meta la app tiene a disposición de la empresa diversas funciones que le ayudará a darle a sus clientes mayor información sobre sus productos y servicios. Esto gracias a la descripción, dirección, horarios de atención, redes sociales, sitio web, entre otros. Entre las funciones se encuentran:

– Creación de un perfil empresarial.

– Organizar y segmentar los mensajes. Esto gracias a la herramienta de etiquetas, con las cuales se pueden diferenciar los mensajes entre unos y otros para poder tener todos sus chats de forma organizada. Además, se puede incluir un color en cada uno de ellos para diferenciarlos con mayor rapidez y eficacia. En caso de querer dar de alta dicha función es necesario ingresar al menú del lateral derecho superior y seleccionar la opción “Etiquetas”, una vez dentro se podrán personalizar de la forma que se desee.

– Respuestas rápidas y automáticas. Como ya habíamos mencionado, la empresa puede personalizar las respuestas y programar mensajes en caso de querer enviarlos de forma masiva. Así se pueden ahorrar tiempo.

– Estadísticas de las conversaciones. Con dicha herramienta, la empresa será capaz de conocer las estadísticas de todas sus conversaciones, como mensajes envidados, entregados, leídos y aquellos que no se leyero. De esta forma serán capaces de saber cuanto contenido es enviado y como se puede mejorar el canal.

Estrategias de marketing digital

Uno de los objetivos que tiene la app es ayudar a las empresas con su marketing, para ello presenta dos funciones:

– Catálogo de productos. La app les da a las empresas la oportunidad de mostrar todos sus productos y servicios de forma eficaz. Para ello, es importante que se agreguen sus artículos desde el menú “Herramientas de empresa” y en la opción “Catálogo” se podrán ir agregando las imágenes (472×330), el nombre del producto, su descripción y de forma opcional su precio.

– Integración a otros canales digitales. Con WhatsApp Business las empresas podrán mejorar la omincanalidad en el negocio. Esto debido a que se podrá direccionar todos los clientes de otras apps a la de mensajería, ya sea Instagram, Facebook, Landing Page, historias y publicidad digital. Para ello es importante que se especifique el número completo incluyendo el código del país al que pertenece la empresa.

¿Qué es WhatsApp Business API?

Ya presentamos la app que puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), sin embargo existe otra opción que permite a más de un agente su uso. Se llama WhatsApp Business API y se trata de una app con costo que tiene como objetivo ayudar a las empresas que reciben más de 500 mensajes por día y se quieren comunicar con más clientes y proveedores. ¡OJO! Está app no funciona por medio de smarthphones, ya que todo su contenido se encuentra en la nube.

Para su uso es necesario el uso de un Helpdesk y desde ahí se reciben y responden los mensajes. Cuenta con diversas funciones como automatización de atención al cliente, métricas de sus agentes y se puede utilizar como contact center digitial. Pero a partir del 1 de junio de 2023, la aplicación tendrá nuevos costos dependiendo de los mensajes enviados al mes, por lo que se retirará la tarifa plana que se había aplicado desde su creación.

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